従業員にとっての「一業務二人体制とは？

あなたの会社では、こんなこと言われませんか？
「業務を属人化させてはいけない」
「一業務二人体制で業務に取り組もう」

そもそもなぜこのようなことが言われるのでしょうか？

組織によって事情は様々ですが、共通していることがあります。

”組織を円滑に回すこと”

一人ひとりの抱えているタスクを各自がきっちりこなせないと業務は円滑にならず、その分を補填やフォローをしなくてはいけません。
ただでさえ先の見通しが立ちづらい状況の中、少数精鋭で業務をこなしているのに、補填やフォローばかりに労力を割かれてしまうのは大きな損失につながります。

いかさん

一業務二人体制でメンバーの足を引っ張ってないか心配💦

たこくん

僕も思うよ💦

だから一業務二人体制って積極的にやろうと思えないのかな？

組織にとって一業務二人体制は、なぜ必要？

組織を円滑に回したいのは、組織です。
具体的にいうと、会社の上層部や経営に関する人。分かりやすいのが社長ですね。

では、経営陣は一業務二人体制をすることでどんなメリットを感じているのでしょうか？
少し想像しながら考えていきましょう。

今や正社員だけで構成されている会社は少ないのではないでしょうか？
派遣社員や時短勤務・委託者など、さまざまな立場で働く人がいます。
管理者は、そのような方たちの働き方や能力を考慮しながら管理と判断の連続です。
言葉でいうのは簡単ですが、とても大変なことです。
近年、会社で「管理職に就きたくない」と昇進試験を辞退する方もみえますが、もしかしてこのような背景があるのかもしれませんね。

従来のマスメディアの形態とは大きく異なり、今はSNSやインターネットが盛んで、誰もがマスコミになれてしまいます。
テレビのニュースよりもSNSのの情報発信が早いというのは当たり前になりつつあります。
次から次への最新情報が流れる中、人々の記憶からはすぐ忘れ去られると思いきや、媒体として残るものも多く、過去のニュースも検索すれば瞬時に出てきます。
一度ついた悪評は、なかなか払拭できません。

就職もしくは転職しようと思ったとき、目ぼしい会社を見つけたら”評判サイト”や”書き込みサイト”を見ませんか？
私は見てしまいます。
もちろん、投稿されている方の主観を感じる箇所は信じないようにしつつ、でも「どんな会社だろうか」と知る方法としては有効ですよね。
ですが、たった一人の人が「休みもとれず月１００時間以上の追加労働をした」なんて言ったら「どう思いますか？」

組織は、従業員のことも考えながら、社会からどう思われたいのかという部分もかなり意識しているのです。それは、取引先をはじめパートナー会社・新たな優秀な従業員確保のためにも必要なのです。

従業員にとってのメリットとは？

では私たちにとってのメリットは何でしょうか？

「自分がやらないと」「誰も頼れない」
そんなプレッシャーからの解放。
たまにそんな状況を自分の価値だと考えている方が見えますが、少し手放すことであなたは更に大きくなれるのです。

子育て・介護などをしながら働いている方も多いと思いますが、休みたいときに休めるのはうれしいことですよね。就業規則では「年に１０日有給をとること」と記載があるのに、いざとろうとしたら「周りから嫌な顔をされた」「取りづらい」なんてことありませんか。規則だけでなく、取りやすい雰囲気や環境だといいですよね。

たとえ「自分は完璧」と思っても、不測の事態はつきもの。シュミレーション通りにはいかないものです。
そのような事態でも、冷静に慌てず対処するために誰かバディがいるのはいいですよね。

そんなバディや仲間と色々な体験をするなかで関係も深まっていくと思います。
「自分の業務がどんな状況か何をやっているのか誰も知らない」という状況から脱却できます。

更にバディと一緒に取り組むことで、同じ目線で新たな視点を得ることができます。
「ここはこうした方が工数削減できるんじゃないか」など、指摘ではなく一緒に変えていけます。

また、二人体制になることであなたの工数に余裕が出てきます。
これを新たな試みに使えれば、新たな知見と気づきも得られ、能力アップにもつながります。

そもそも”一業務二人体制”って何をするんだろう？

ここまでメリットばかりお伝えしましたが、一業務二人体制でやったほうがいい業務ってなんでしょうか？

”一業務二人体制”を”ダブルアサインメント”と呼ばれる方も多いですが、私の経験から加えたほうがよい体制をお伝えします。

あくまで私の経験でよいと思う”一業務二人体制”業務をお伝えします！

誰でもミスはします。精度をあげるためにチェック機能として人を投入します。
よくある方法は、お互いがお互いをチェックするというもの。
よいとは思いますが、甘えが生じる可能性があります。
「ま、今回はこれでいいか」とチェック機能が甘くなったり、「前回と同じだから」とチェックが適当になったり。

属人化はよくないのは分かっていても、なんだか仕事を取られた気分。
「会社から上司から信頼されていないんじゃないか」「仕事をとられるんじゃないか」なんて思ったりしますよね。

別担当者がメイン担当者の業務の一部を実施し、メイン担当はチェック機能として別担当の確実性をサポートします。
メイン担当者は「自分の業務」という思いがあるので、チェック機能も責任を負って実施できます。
別担当者は一部を任せてもらえることでやりがいにつながります。
また、メイン担当者がいるということで安心して業務に取り組めます。

全ての業務に万能ではありませんが、まったく同じ役割ではなく少し役割を変えながら関わるという形は心強いものにならないでしょうか？

重要なのは、「やりがいをもって取り組む」「責任を果たす」この２点ではないかと思います。

「決められたことだから」では、仕事に対する情熱も薄れます。受動的で、給料をもらうための労働になってしまう可能性もあります。
働く意義は皆違いますが、自分から固定概念に縛られ、つまらない生き方をするのはもったいないです。

やりがいを持てれば、仕事に対する取り組み姿勢が主体的に近づきます。

責任を果たせる充実感が得られれば、自信につながります。

まとめ

一業務二人体制の必要性を改めて見てきました。

いかがでしょうか？

業務や職種により、できること・できないことがありますが、感覚的な対応よりも、図や表などを活用し見えるかすると、従業員の納得感も増すと思います。

最後に、Wikipediaにあった”業務の適正を確保するための体制”について共有します。